Sempre più spesso si sente parlare di “data certa”. Analizziamo ora di cosa si tratta e di come è possibile apporla sui documenti.
Anzitutto, la “data certa” assolve la funzione di fornire la prova che un documento, sia esso una scrittura privata, un contratto, ecc., è stato formato in un dato momento temporale, ai fini della opponibilità del suddetto documento ai terzi.
L’art. 2704 codice civile stabilisce che la data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi, se non dal giorno in cui:
a) la scrittura è stata registrata;
b) dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di colui o di uno di coloro che l’hanno sottoscritta;
c) dal giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici;
d) dal giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento.
Con l’avvento delle nuove tecnologie, esistono oggigiorno svariati modi per attestare la data certa.
Una prima grande distinzione può essere condotta a seconda che si voglia dare data certa a un documento cartaceo o ad un documento digitale.
In caso di documenti cartacei, la data certa può essere apposta mediante registrazione dell’atto presso l’Agenzia delle Entrate oppure tramite l’intervento del Notaio che accerta che il sottoscrittore ha apposto la firma in sua presenza e nel giorno indicato (autentica della firma) o che prende atto della data, del luogo e dell’identità del soggetto firmatario (verbale di deposito). Va ricordato che Poste Italiane, dal 1 aprile 2016 non effettuano più il servizio di apposizione del timbro postale ai fini della data certa. La Cassazione (Sez. 1, sent. n. 10873/1999, ord. n. 6512/2016) ha riconosciuto valore di scrittura avente data certa opponibile ai terzi anche al documento inviato a mezzo raccomandata senza busta (plico aperto).
In caso di documento informatico, è possibile apporre la data certa mediante la marcatura temporale del documento (trattasi di servizio a pagamento fornito dai certificatori accreditati), rivolgendosi a Poste Italiane per usufruire del servizio Data certa digitale di Postel oppure inviando il documento da un indirizzo PEC ad un altro indirizzo PEC in modo che si generi la comunicazione di avvenuta consegna dell’email contenente il documento. Nel caso di documenti informatici è necessario che l’utente conservi sia le ricevute generate dal sistema (accettazione e consegna) che i file di invio, non essendo sufficiente a livello probatorio la conservazione della sola copia cartacea.
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